Contabilidad de la AMPA: libros obligatorios y cuentas del curso

El artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002 pide a toda asociación cuatro registros:

1. Socios

   Relación de socios

   Actualizada: quién es socio este curso. El padrón de la AMPA.

2. Dinero

   Contabilidad

   Que muestre la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera.

3. Cosas

   Inventario

   Los bienes de la AMPA: el equipo de sonido, las mesas de la fiesta, los disfraces.

Y el cuarto, el libro de actas de la asamblea y de la junta, que lleva la secretaría. Las cuentas se aprueban una vez al año en la asamblea, y los socios pueden pedir verlas.

Para la mayoría de las AMPAs, la contabilidad es una hoja con una fila por movimiento. Si cada fila tiene estas columnas, cualquiera que la herede la entiende:

• Todo pasa por la cuenta del banco de la AMPA. Si algo se cobra en efectivo, se ingresa y se apunta.
• Una fila por movimiento, el mismo día o la misma semana. Apuntar en junio todo el curso no funciona.
• Cuadradla cada mes con el extracto del banco: el saldo del libro tiene que ser el del banco.
• Usad las mismas partidas que el presupuesto, para poder comparar lo previsto con lo real.

Cada fila del libro necesita su papel. Y el papel bueno es:

Guardadlos ordenados por fecha, en papel o escaneados en una carpeta compartida de la AMPA, no en el móvil de nadie. Y guardadlos el tiempo suficiente: cuatro años como mínimo, más si una subvención lo pide.

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   Cuadrad el libro con el banco

   El saldo del libro a la fecha de cierre tiene que ser el del extracto. Si no cuadra, buscad la diferencia antes de seguir.

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   Sumad por partidas

   Cuánto entró por cuotas, subvenciones y actividades, y cuánto salió por fiestas, material o seguro.

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   Comparad con el presupuesto

   Las desviaciones grandes, explicadas en una frase. Es lo primero que van a preguntar en la asamblea.

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   Revisad lo fiscal

   Si tuvisteis ingresos no exentos, como extraescolares que cobráis vosotros, puede tocar el modelo 200. Lo tienes en la guía de obligaciones fiscales.

Una página. Ingresos por partida, gastos por partida, resultado del curso y saldo en el banco. Al lado, el presupuesto que se aprobó. Y debajo, el presupuesto del curso siguiente. Con eso, la asamblea puede votar sabiendo lo que vota, y cualquier socio que quiera el detalle puede pedir el libro y los justificantes.

Esta guía es orientativa y no sustituye a la normativa ni al asesoramiento contable o fiscal. Si la AMPA tiene actividad económica o un volumen apreciable, confirmad con una gestoría cómo debe llevar sus cuentas.

• BOE: Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación
• BOE: Real Decreto 1491/2011, normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos

• Obligaciones fiscales de una AMPA→Qué está exento, cuándo toca el modelo 200 y el calendario de un curso con Hacienda.
• Cómo cobrar la cuota de la AMPA→Efectivo, transferencia, recibo o pago online: lo que cuesta cada uno y cómo organizar la campaña.
• Subvenciones para AMPAs→Quién convoca ayudas para AMPAs, qué papeles piden siempre y cómo justificar sin devolver nada.
• Lotería de Navidad en la AMPA→Qué poner en cada participación, qué hacer con el recargo y qué pasa si toca.

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