Guía para la junta
Cómo cobrar la cuota de la AMPA sin perseguir a nadie
Cada septiembre pasa lo mismo: la junta abre la campaña de socios y empieza el goteo de sobres, transferencias con el concepto «cuota» sin nombre y mensajes de «¿esto cómo se paga?». La cuota es el principal ingreso de casi todas las AMPAs, así que merece un sistema. Aquí tienes cómo organizar la campaña, lo que cuesta de verdad cada forma de pago y qué hacer con quien no paga.
Revisado en con las fuentes oficiales que se citan al final.
Antes de cobrar un euro
- La cuota la aprueba la asamblea. La junta propone el importe con el presupuesto del curso, y la asamblea lo vota. Si no lo habéis hecho, empezad por ahí.
- ¿Por familia o por alumno? Lo más común es una cuota por familia, porque es la familia la que es socia. Si cobráis por alumno, pensad en un descuento a partir del segundo hermano.
- Una cuota reducida discreta. Hay familias que no pueden pagarla. Prever una cuota reducida o exenta que se pide en privado a la tesorería evita que nadie se quede fuera.
Las formas de pago, comparadas
No hay una forma de pago perfecta, pero sí una que os da menos trabajo. Mirad sobre todo la última columna: lo que cuesta saber quién ha pagado.
| Opción | Coste para la AMPA | Trabajo para la junta | Saber quién ha pagado |
|---|---|---|---|
| Efectivo | Ninguno, salvo ingresarlo en el banco | Mucho: sobres, recibos, cambio y custodia | Con una lista en papel o una hoja de cálculo |
| Transferencia | Normalmente ninguno al recibirla | Medio: dar la cuenta y repasar el extracto | Difícil: depende de que cada familia ponga bien el concepto |
| Recibo domiciliado | Comisión por recibo y por devolución | Alto al principio: mandatos firmados y remesa | Fácil, salvo las devoluciones |
| Pago online | Comisión por pago, que puede asumir la familia | Bajo: cada familia paga sola | Inmediato: cada pago va ligado a su familia |
Efectivo
- Coste para la AMPA
- Ninguno, salvo ingresarlo en el banco
- Trabajo para la junta
- Mucho: sobres, recibos, cambio y custodia
- Saber quién ha pagado
- Con una lista en papel o una hoja de cálculo
Transferencia
- Coste para la AMPA
- Normalmente ninguno al recibirla
- Trabajo para la junta
- Medio: dar la cuenta y repasar el extracto
- Saber quién ha pagado
- Difícil: depende de que cada familia ponga bien el concepto
Recibo domiciliado
- Coste para la AMPA
- Comisión por recibo y por devolución
- Trabajo para la junta
- Alto al principio: mandatos firmados y remesa
- Saber quién ha pagado
- Fácil, salvo las devoluciones
Pago online
- Coste para la AMPA
- Comisión por pago, que puede asumir la familia
- Trabajo para la junta
- Bajo: cada familia paga sola
- Saber quién ha pagado
- Inmediato: cada pago va ligado a su familia
Si optáis por el recibo domiciliado, el banco os dará un identificador de acreedor SEPA y necesitaréis que cada familia firme una orden de domiciliación. Tened en cuenta que la familia puede devolver el recibo durante ocho semanas sin explicaciones.
Lo que mejor funciona en la práctica es combinar: pago online para la mayoría, y efectivo o transferencia para quien lo prefiera, apuntado en el mismo sitio.
La campaña de septiembre
- 1Cuota aprobadaAsamblea de final de curso
- 2Abrir inscripciónPrimera semana de clase
- 3ContarloCorreo, cartel, reunión de clase
- 4CobrarCada familia, a su ritmo
- 5RecordarA quien no ha pagado
- 6CerrarFecha fija, en octubre
- 7Padrón listoSocios y carnets
- 8Rendir cuentasEn la asamblea
Abrid la inscripción el primer día
Las familias nuevas llegan al colegio con ganas de implicarse. Que el enlace o el formulario esté listo en la reunión de bienvenida, no en noviembre.
Contad para qué sirve la cuota
«Con vuestra cuota pagamos la fiesta de fin de curso, el banco de libros y las subvenciones a excursiones» se paga mucho mejor que «la cuota son 20 €».
Recordad con fecha
Un recordatorio a cada familia que no ha pagado, una o dos semanas antes del cierre. Con fecha concreta, no «en cuanto podáis».
Cerrad y pasad a limpio
Al cierre, el padrón de socios del curso tiene que coincidir con lo cobrado. Es el número que presentaréis en la asamblea y el que os pedirá cualquier subvención.
Quien no paga
Primero, perspectiva: la cuota es voluntaria. Una familia que no paga no está incumpliendo nada; simplemente, no es socia este curso. Lo que sí podéis hacer:
- Recordárselo en privado, una vez, sin reproches. Muchos impagos son olvidos.
- Reservar ventajas a los socios en las actividades que organiza la AMPA, como un precio menor. Las del colegio, en cambio, son para todo el alumnado.
- Aplicar lo que digan vuestros estatutos sobre la baja por impago, normalmente tras un aviso.
- No publicar nunca una lista de quién no ha pagado: es un problema de protección de datos.
Sobre esto último, la guía de protección de datos lo explica con más detalle.
Lo que funciona
- Un único sitio donde se apunta todo: lo online y lo que se cobra en mano.
- Que pagar lleve menos de un minuto desde el móvil. Cada paso de más es una familia que lo deja para luego.
- Un carnet de socio que se emite al pagar: hace visible la cuota y sirve para las ventajas.
- El mismo importe y la misma fecha de cierre cada curso, para que las familias se acostumbren.
Preguntas frecuentes
¿Quién decide cuánto es la cuota de la AMPA?
La asamblea general, a propuesta de la junta directiva. Los estatutos dicen cómo se fija; lo habitual es aprobarla junto con el presupuesto del curso.
¿Es obligatorio pagar la cuota de la AMPA?
No. Hacerse socio es voluntario (Real Decreto 1533/1986), y la cuota solo la paga quien quiere serlo. Lo que sí puede hacer la AMPA es reservar algunas ventajas a sus socios, como un precio más bajo en las actividades que organiza ella misma.
¿Se puede cobrar la cuota de la AMPA por Bizum?
Solo si es a una cuenta de la asociación con un servicio para entidades. Nunca al Bizum personal de alguien de la junta: el dinero de la AMPA debe entrar siempre en la cuenta de la AMPA.
¿Puede una familia devolver un recibo domiciliado de la cuota?
Sí. En un adeudo SEPA básico, quien paga puede pedir la devolución a su banco durante ocho semanas sin dar explicaciones, y el banco suele cobrar una comisión a la asociación por cada recibo devuelto.
¿Se puede publicar la lista de familias que no han pagado?
No. Una lista de morosos a la vista de otras familias es un tratamiento de datos sin base legal. Los recordatorios se envían a cada familia por separado.
Fuentes oficiales
Las comisiones y las condiciones bancarias cambian. Esta guía es orientativa y no sustituye a la normativa ni al asesoramiento legal: revisad vuestros estatutos y las condiciones de vuestro banco, y confirmad las dudas con la federación de AMPAs de vuestra zona.
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