Guía para la junta
Fiestas, mercadillos y rifas de la AMPA: permisos, comida y dinero
La fiesta de fin de curso, el mercadillo de Navidad, la rifa del Carnaval: son lo que más se recuerda de una AMPA y lo que más dinero deja en un día. También son lo que más papeles pide sin que nadie lo sepa: permisos, comida, seguro, juego. Aquí tienes lo que hay que mirar antes, lo que hay que hacer el día y cómo cerrar la caja.
Revisado en con las fuentes oficiales que se citan al final.
Qué permisos necesitáis
- Sí
¿Es dentro del colegio?
Patio, gimnasio o comedor, en horario o fuera de él.
Pedidlo por escrito a la dirección. Fuera de horario, a veces lo autoriza también el ayuntamiento, titular del edificio.
No
- Sí
¿Es en la calle, un parque o un local municipal?
Ocupación de vía pública o uso de espacios municipales.
Permiso del ayuntamiento. Suelen pedir seguro de responsabilidad civil y, según el tamaño, un plan de seguridad.
No
En un local privado, el permiso es del dueño, y conviene que el seguro cubra ese sitio.
Casi todos los permisos piden un seguro de responsabilidad civil. Mirad qué cubre el vuestro en la guía del seguro de la AMPA.
Comida y bebida
- Lo más fácil: productos envasados y bebida en lata o botella, comprados con factura.
- Comida preparada: que la haga un establecimiento con registro sanitario, como la panadería o el bar del barrio.
- Comida casera para vender: lo que más problemas da. Muchas normas sanitarias no la admiten.
- Quien sirve comida sin envasar, con guantes y sabiendo qué alérgenos lleva cada cosa.
- Alcohol: solo si el permiso lo admite, nunca a menores y, en un colegio, mejor no.
Rifas y sorteos
Una rifa es juego, y el juego lo regula cada comunidad autónoma. Las reglas varían mucho: en unas, las rifas pequeñas de asociaciones sin ánimo de lucro están exentas de autorización o de tasa por debajo de cierto importe en premios o en papeletas; en otras hay que pedir autorización con semanas de antelación y pagar una tasa.
- Preguntad en el servicio de juego de vuestra comunidad si vuestra rifa necesita autorización y tasa.
- Numerad las papeletas, con el nombre de la AMPA, la fecha y la forma del sorteo.
- Haced el sorteo en público, o ligado a un sorteo oficial, y anunciad el resultado.
- Guardad las matrices y lo que diga la autorización, si la hubo.
Para la lotería de Navidad, que tiene sus propias reglas, tenéis una guía aparte.
Cómo prepararla
- 1FechaCon la dirección
- 2PermisosUn mes antes
- 3PresupuestoQué cuesta y qué deja
- 4TurnosFamilias por horas
- 5ComprasCon factura a la AMPA
- 6MontajeLa víspera o la mañana
- 7La fiestaCaja y turnos
- 8CierreRecoger, contar e ingresar
Haced turnos cortos
Una hora en la barra es fácil de pedir. «Toda la tarde» no lo quiere nadie. Una hoja con huecos y nombres.
Comprad con factura a nombre de la AMPA
Con su NIF. Es lo que justifica el gasto en las cuentas, y si la fiesta tiene subvención, lo único que vale.
La caja
- Una caja con cambio contado al empezar, y una persona responsable de ella en cada turno.
- Si podéis, cobrad también con tarjeta o pago móvil a la cuenta de la AMPA: hay menos efectivo que custodiar.
- Al terminar, dos personas cuentan, firman una hoja con el total y lo guardan juntas.
- Ingreso en la cuenta de la AMPA el siguiente día hábil. Nunca en una cuenta personal.
- En el libro de cuentas, ingresos y gastos de la fiesta en su partida, para saber cuánto dejó de verdad.
Cómo apuntarlo, en la guía de contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué permisos necesita la AMPA para una fiesta?
Si es dentro del colegio, el del centro, que según la comunidad autoriza la dirección, el Consejo Escolar o el ayuntamiento como titular del edificio. Si es en la calle o en un espacio municipal, el del ayuntamiento, que puede pedir un seguro de responsabilidad civil y un plan básico de seguridad según el tamaño.
¿Puede la AMPA vender comida y bebida en una fiesta?
Normalmente sí, con condiciones. Lo más seguro es vender productos envasados y comida preparada por un establecimiento con su registro sanitario. La comida casera es lo que más problemas da: muchas normas sanitarias no admiten venderla. El ayuntamiento os dirá qué pide para vuestro evento.
¿Puede la AMPA vender alcohol en la fiesta del colegio?
Depende del permiso y de las normas de vuestra comunidad y del centro. En un centro educativo, muchas normativas lo limitan o lo prohíben. Preguntadlo expresamente al pedir el permiso, y no se vende nunca a menores.
¿Hace falta permiso para hacer una rifa?
Las rifas y tómbolas son juego, y el juego lo regula cada comunidad autónoma. En algunas, las rifas pequeñas de entidades sin ánimo de lucro están exentas de autorización o de la tasa; en otras hay que pedir autorización con antelación y pagar una tasa. Consultad el servicio de juego de vuestra comunidad antes de vender papeletas.
¿Lo que se recauda en una fiesta tributa?
Depende. Una fiesta puntual para financiar los fines de la AMPA no es lo mismo que una actividad económica habitual, cuyos ingresos no están exentos del Impuesto sobre Sociedades. Si la cantidad es apreciable o se repite mucho, consultadlo con una gestoría.
Fuentes oficiales
Esta guía es orientativa y no sustituye a las ordenanzas de vuestro ayuntamiento ni a la normativa autonómica sobre espectáculos, venta de alimentos y juego. Preguntad antes en el ayuntamiento y, para las rifas, en el servicio de juego de vuestra comunidad.
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